Asistente de Gráficos

El Asistente de Gráficos es una de las características más atractivas de Excel. Con ella puede crear fácilmente varias clases de gráficos en base a los datos de su hoja de cálculos. El Asistente lo guía paso a paso, para convertir sus números en un atrayente y colorido gráfico.

Algunos de los muchos tipos de gráficos - hay uno, para llenar cada una de sus necesidades!

Para esta introducción a los Gráficos, usted se quedará con uno simple del tipo de gráfico circular. Un gráfico circular funciona bien, cuando usted quiere ver cuanto corresponde a cada parte del todo.

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Veamos cómo crear de un gráfico.

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato.

En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de estas pestañas.

Funciones Lógicas

FUNCIÓN Y(valor_lógico 1;valor_lógico_2)

Esta función tiene solo dos argumentos (lógicos) y los compara. Solamente devuelve VERDADERO si ambas condiciones se cumplen.

Ejemplos:

• Y(2>1;3>2) devuelve VERDADERO
• Y(2<1;3>2) devuelve FALSO
• Y(2<1;3<2) devueve FALSO

FUNCIÓN O(valor_lógico 1;valor_lógico_2)

Esta función tiene solo dos argumentos (lógicos) y los compara. Devuelve VERDADERO al menos una de las dos condiciones se cumple.

Ejemplo2:

• O(2>1;3>2) devuelve VERDADERO
• O(2<1;3>2) devuelve VERDADERO
• O(2<1;3<2) devueve FALSO

Vamos a ver un ejemplo práctico.

Dada una lista de vendedores, queremos asignarle la comisión de ventas que le corresponde según dos criterios:

• El nivel de ventas supera el objetivo.
• El precio promedio de las ventas supera cierto valor.

Si solo cumple uno de los objetivos, el vendedor tendrá un 5% de comisión, mientras que si supera ambos, se llevará un 15%.

Por el contrario, si no alcanza al menos uno, no se lleva comisión.



Redactado en palabras:

SI las Ventas > Objetivo Y Precio> Objetivo, entonces corresponde 15%; de lo contrario, SI supera el objetivo de venta O el de precio, corresponde 5%. SI no cumple ninguno, entonces la comisión es 0%.

Vemos que no solo tenemos las funciones Y y O, sino distintas comparaciones usando SI (para ver una descripción de la función SI, ir acá).

Sin embargo, vemos que tenemos varios SI que dependientes entre sí. Esto se llaman SI anidados.

Recordemos la estructura de la función SI:

SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)

En la columna D, debemos ingresar las fórmula que nos ayude a determinar la comisión que corresponda.

Para esto, vamos a armar la armar la fórmula para la celda D7 siguiendo el esquema de arriba.

Lo primero que debemos resolver es si se cumplen las DOS condiciones (el primer cuadro azul del diagrama)

• Y(B7>$C$1;C7>$C$2)
  • B7: Ventas del vendedor AAAAA
  • $C$1: Objetivos de ventas (referencias fijas porque no cambiapara los distintos vendedores)
  • C7: Precio promedio vendedor.
  • $C$2: Objetivos de precio.

Ya tenemos la primera parte de la función:

SI(se cumplen ambas condiciones; 15% de comisión(valor_si_verdadero); <Acá necesitamos armar la otra condición del segundo cuadrado azul del diagrama)

=SI(Y(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$4;<Valor si falso>) [1]

Ahora debemos armar la parte de la derecha del diagrama, cuando NO se cumplen ambas condiciones.

• O(B7>$C$1;C7>$C$2)

Si la función da verdadero, corresponde el segundo nivel de comisión (que definimos en la celda C3). La única forma en que la evaluación da FALSO, es si ninguna de las condiciones se cumple. Por lo tanto, corresponde 0% de comisión.

=SI(O(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$3;0%) [2]

Al incluir esta última fórmula en la fórmula [1], tenemos para la celda D7:

=SI(Y(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$4;SI(O(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$3;0%))

Vista así, es muy difícil de entender. Espero que al haberla armado por etapas, sea más fácil de comprender.

Funciones de busqueda

Funciones de búsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.

 

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:

Función	Descripción	Ver Detalle
AREAS(ref)	Devuelve el número de rangos de celdas contiguas
BUSCAR(...)	Busca valores de un rango de una columna o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)	Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)	Busca un valor en la primera columna de la izquierda
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia)	Devuelve la posición relativa de un elemento
COLUMNA(ref)	Devuelve el número de columna de una referencia
COLUMNAS(matriz)	Devuelve el número de columnas que componen la matriz
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)	Devuelve una referencia a un rango
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)	Crea una referencia de celda en forma de texto
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)	Elige un valor o una accion de una lista de valores
FILA(ref)	Devuelve el número de fila
FILAS(matriz)	Devuelve el número de filas
HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo)	Crea un acceso directo a un documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinámicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...)	Extrae datos almacenados en una tabla dinámica
INDICE(matriz;num_fila;num_columna)	Devuelve el valor de una celda en la intersección de una fila y una columna
INDIRECTO(ref;a1)	Devuelve una referencia especificada
TRANSPONER(matriz)	Intercambia las filas por las columnas en una matriz

VALIDACION DE DATOS

Funciones de busqueda

Graficos en excel 2010

Funciones BUSCARV y BUSCARH

Función BUSCARV
Estas funciones son necesarias en aquellos casos en que la matriz en la que realizamos la búsqueda tiene más de 2 columnas (o filas). En tales casos, se ha de indicar en qué columna (BUSCARV) o fila (BUSCARH) se ha de buscar la correspondencia que queremos.

Función BUSCARH
Funciona del mismo modo y en los mismos casos que BUSCARV. La diferencia radica en que BUSCARH se utiliza cuando los datos de la matriz están dispuestos de forma horizontal.

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Funciones logicas

VALIDACION DE DATOS

En Excel 2007 y 2010 puedes llevar a cabo la acción denominada Validación, que consiste en fijar unos límites a los datos de una hoja electrónica, bien referidos a una celda, a una fila o columna, bien en relación a datos de tipo numero, texto o formula.
Te servirá para evitar introducción de datos erróneos. Si quieres conocer más acerca de Seguridad en Excel te invito a leer: Marcar Excel como solo lectura.
Un ejemplo rápido, suponte que tienes una hoja de cálculo para los pagos de salarios de los trabajadores, para evitar realizar una transferencia errónea puedes delimitar el contenido de las celdas de los importes a transferir.
De esta forma si indicas que estas no sean mayores a un determinado importe, en caso de error, por ejemplo tecleas un cero de más, el programa te avisará o no te dejará hacerlo en función de cómo hayas definido los datos en el apartado validación.
Esta herramienta está en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos arriba a la derecha.
Vas a seguir los siguientes pasos para realizar una Validación según el ejemplo comentado arriba.
Pasos:
1. Abre una hoja de Excel en blanco.
2. Introduce en A1: Nombre, en B1: Importe y en C1: N Cuenta Banco.
3. Escribe en A2, A3 y A4 los siguientes nombres: Rosa Moreno, Juan Gasca, Pablo Marín.
4. En B2, B3 y B4 escribe los importes de su salario liquido: 1800, 1700, 1800, como ves el tope de pago de salarios es 2000, vas a crear una regla para que en caso de error, teclear una cifra mayor o igual a 2000 y también si es menor a 1000, Excel te avise.
5. En la siguiente columna escribirás los números de cuenta bancaria, si bien en este ejemplo lo puedes dejar en blanco.
6. Selecciona las tres celdas donde están las cifras, esto es desde B2 a B4.
7. Pulsa en el botón Validación de datos, en el grupo Herramientas de datos, dentro de la pestaña Datos.
8. En la ventana que se abre, en la pestaña Configuración, en el primer rectángulo despliega el triangulo negro de la derecha elige Numero entero.
9. Debajo de Datos, deja lo que aparece: entre.
10. Después escribe Mínimo 1000 y Máximo 1999.
11. Aceptar.

En el hoja electrónica sitúate en cualquiera de las celdas con cifras y escribe una cifra mayor o igual a 2000, por ejemplo 2022.
Aparece una nueva ventana en la que te indica que no es posible introducir ese valor, el dato no pertenece a lo indicado en la Validación. Si pulsas en el botón Reintentar te sitúa en la celda y a menos que escribas una cifra inferior a 2000 te seguirá dando error.
Ahora vas a personalizar el mensaje que se muestra al dar de alta una Validación, siguiendo los pasos siguientes:
· Vuelve a pulsar en Validación de datos, sitúate en la pestaña Mensaje de error.
· Deja marcada como esta por defecto la casilla: Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos.
· Debajo de estilo despliega pulsando en el triangulo negro y escoge por ejemplo Grave, (si escogieses alguno de las otras dos opciones el dato puede ser cambiado, ya que solo te mostrará un mensaje de advertencia o información pero permite introducir datos).
· En la siguiente opción que se te presenta llamada Título, escribe como quieres que se llame la alerta, por ejemplo Ojo!.
· A continuación debajo de Mensaje de error escribe: No mayor a 1999 y no menor a 1000.
· Pulsa en Aceptar.
Si intentas introducir el dato nuevamente no te deja y además te aparece el mensaje especificado anteriormente.