jueves, 1 de agosto de 2013
VALIDACION DE DATOS
En Excel 2007 y 2010 puedes llevar a cabo la acción denominada Validación, que consiste en fijar unos límites a los datos de una hoja electrónica, bien referidos a una celda, a una fila o columna, bien en relación a datos de tipo numero, texto o formula.
Te servirá para evitar introducción de datos erróneos. Si quieres conocer más acerca de Seguridad en Excel te invito a leer: Marcar Excel como solo lectura.
Un ejemplo rápido, suponte que tienes una hoja de cálculo para los pagos de salarios de los trabajadores, para evitar realizar una transferencia errónea puedes delimitar el contenido de las celdas de los importes a transferir.
De esta forma si indicas que estas no sean mayores a un determinado importe, en caso de error, por ejemplo tecleas un cero de más, el programa te avisará o no te dejará hacerlo en función de cómo hayas definido los datos en el apartado validación.
Esta herramienta está en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos arriba a la derecha.
Vas a seguir los siguientes pasos para realizar una Validación según el ejemplo comentado arriba.
Pasos:
1. Abre una hoja de Excel en blanco.
2. Introduce en A1: Nombre, en B1: Importe y en C1: N Cuenta Banco.
3. Escribe en A2, A3 y A4 los siguientes nombres: Rosa Moreno, Juan Gasca, Pablo Marín.
4. En B2, B3 y B4 escribe los importes de su salario liquido: 1800, 1700, 1800, como ves el tope de pago de salarios es 2000, vas a crear una regla para que en caso de error, teclear una cifra mayor o igual a 2000 y también si es menor a 1000, Excel te avise.
5. En la siguiente columna escribirás los números de cuenta bancaria, si bien en este ejemplo lo puedes dejar en blanco.
6. Selecciona las tres celdas donde están las cifras, esto es desde B2 a B4.
7. Pulsa en el botón Validación de datos, en el grupo Herramientas de datos, dentro de la pestaña Datos.
8. En la ventana que se abre, en la pestaña Configuración, en el primer rectángulo despliega el triangulo negro de la derecha elige Numero entero.
9. Debajo de Datos, deja lo que aparece: entre.
10. Después escribe Mínimo 1000 y Máximo 1999.
11. Aceptar.
En el hoja electrónica sitúate en cualquiera de las celdas con cifras y escribe una cifra mayor o igual a 2000, por ejemplo 2022.
Aparece una nueva ventana en la que te indica que no es posible introducir ese valor, el dato no pertenece a lo indicado en la Validación. Si pulsas en el botón Reintentar te sitúa en la celda y a menos que escribas una cifra inferior a 2000 te seguirá dando error.
Ahora vas a personalizar el mensaje que se muestra al dar de alta una Validación, siguiendo los pasos siguientes:
· Vuelve a pulsar en Validación de datos, sitúate en la pestaña Mensaje de error.
· Deja marcada como esta por defecto la casilla: Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos.
· Debajo de estilo despliega pulsando en el triangulo negro y escoge por ejemplo Grave, (si escogieses alguno de las otras dos opciones el dato puede ser cambiado, ya que solo te mostrará un mensaje de advertencia o información pero permite introducir datos).
· En la siguiente opción que se te presenta llamada Título, escribe como quieres que se llame la alerta, por ejemplo Ojo!.
· A continuación debajo de Mensaje de error escribe: No mayor a 1999 y no menor a 1000.
· Pulsa en Aceptar.
Si intentas introducir el dato nuevamente no te deja y además te aparece el mensaje especificado anteriormente.
Te servirá para evitar introducción de datos erróneos. Si quieres conocer más acerca de Seguridad en Excel te invito a leer: Marcar Excel como solo lectura.
Un ejemplo rápido, suponte que tienes una hoja de cálculo para los pagos de salarios de los trabajadores, para evitar realizar una transferencia errónea puedes delimitar el contenido de las celdas de los importes a transferir.
De esta forma si indicas que estas no sean mayores a un determinado importe, en caso de error, por ejemplo tecleas un cero de más, el programa te avisará o no te dejará hacerlo en función de cómo hayas definido los datos en el apartado validación.
Esta herramienta está en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos arriba a la derecha.
Vas a seguir los siguientes pasos para realizar una Validación según el ejemplo comentado arriba.
Pasos:
1. Abre una hoja de Excel en blanco.
2. Introduce en A1: Nombre, en B1: Importe y en C1: N Cuenta Banco.
3. Escribe en A2, A3 y A4 los siguientes nombres: Rosa Moreno, Juan Gasca, Pablo Marín.
4. En B2, B3 y B4 escribe los importes de su salario liquido: 1800, 1700, 1800, como ves el tope de pago de salarios es 2000, vas a crear una regla para que en caso de error, teclear una cifra mayor o igual a 2000 y también si es menor a 1000, Excel te avise.
5. En la siguiente columna escribirás los números de cuenta bancaria, si bien en este ejemplo lo puedes dejar en blanco.
6. Selecciona las tres celdas donde están las cifras, esto es desde B2 a B4.
7. Pulsa en el botón Validación de datos, en el grupo Herramientas de datos, dentro de la pestaña Datos.
8. En la ventana que se abre, en la pestaña Configuración, en el primer rectángulo despliega el triangulo negro de la derecha elige Numero entero.
9. Debajo de Datos, deja lo que aparece: entre.
10. Después escribe Mínimo 1000 y Máximo 1999.
11. Aceptar.
En el hoja electrónica sitúate en cualquiera de las celdas con cifras y escribe una cifra mayor o igual a 2000, por ejemplo 2022.
Aparece una nueva ventana en la que te indica que no es posible introducir ese valor, el dato no pertenece a lo indicado en la Validación. Si pulsas en el botón Reintentar te sitúa en la celda y a menos que escribas una cifra inferior a 2000 te seguirá dando error.
Ahora vas a personalizar el mensaje que se muestra al dar de alta una Validación, siguiendo los pasos siguientes:
· Vuelve a pulsar en Validación de datos, sitúate en la pestaña Mensaje de error.
· Deja marcada como esta por defecto la casilla: Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos.
· Debajo de estilo despliega pulsando en el triangulo negro y escoge por ejemplo Grave, (si escogieses alguno de las otras dos opciones el dato puede ser cambiado, ya que solo te mostrará un mensaje de advertencia o información pero permite introducir datos).
· En la siguiente opción que se te presenta llamada Título, escribe como quieres que se llame la alerta, por ejemplo Ojo!.
· A continuación debajo de Mensaje de error escribe: No mayor a 1999 y no menor a 1000.
· Pulsa en Aceptar.
Si intentas introducir el dato nuevamente no te deja y además te aparece el mensaje especificado anteriormente.
martes, 23 de julio de 2013
Funciones de fecha y hora
| Función | Descripción |
|---|---|
| AHORA | Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales |
| AÑO | Convierte un número de serie en un valor de año |
| DIA | Convierte un número de serie en un valor de día del mes |
| DIA.LAB | Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días laborables |
| DIA.LAB.INTL | Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número especificado de días laborables usando parámetros para indicar cuáles y cuántos días son días de fin de semana |
| DIAS.LAB | Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas |
| DIAS.LAB.INT | Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas usando parámetros para indicar cuáles y cuántos son los días de fin de semana |
| DIAS360 | Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días |
| DIASEM | Convierte un número de serie en un valor de día de la semana |
| FECHA | Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada |
| FECHA.MES | Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial |
| FECHANUMERO | Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie |
| FIN.MES | Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o posterior a un número de meses especificado |
| FRAC.AÑO | Devuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final |
| HORA | Convierte un número de serie en un valor de hora |
| HOY | Devuelve el número de serie correspondiente al día actual |
| MES | Convierte un número de serie en un valor de mes |
| MINUTO | Convierte un número de serie en un valor de minuto |
| NSHORA | Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada |
| NUM.DE.SEMANA | Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico correspondiente a una semana de un año |
| SEGUNDO | Convierte un número de serie en un valor de segundo |
| VALHORA | Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie |
martes, 16 de julio de 2013
Referencias a celdas.
Tipos de referencias a celdas.
|
Los diferentes tipos de
referencias a celdas son:
RELATIVAS: Si copiamos una fórmula con
referencias relativas, la fórmula cambiará dependiendo de donde vamos a
copiarla.
Supongamos el ejemplo:
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la
copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula
cambiará por: =B2+2. Lo que variará es la referencia a celda A1, al copiarla una
columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es
decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1
pondrá 2, resultado =B2+2. Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de
la celda superior.
ABSOLUTAS: Si copiamos una fórmula con
referencias absolutas, la fórmula no variará.
Supongamos el ejemplo:
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, aunque la
copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de
la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula y en
B3 pondrá =$A$1+2.
MIXTAS: Si copiamos una fórmula con
referencias mixtas, la fórmula cambiará la columna o la fila que no tiene el
signo $ delante dependiendo de donde vamos a copiarla y no variará la que sí
tiene el signo $ delante.
Supongamos el ejemplo:
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como hay un
signo $ delante de la columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta
no variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila
hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2.
Supongamos el ejemplo:
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como hay un
signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo ésta no variará,
pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a
la derecha la columna cambiará por B en vez de A y el resultado será =B$1+2.
|
martes, 9 de julio de 2013
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